关于组织开展2022-2023学年全日制普通本科员工学籍状况核查工作的通知
各学院：
根据教育部和学校学籍管理相关规定要求，教务处对校教务信息管理系统本科员工学籍数据进行了全面清查，现就相关情况予以反馈（详见附件），请各学院根据员工情况做好进一步的核查及相应的学籍处理工作。
一、核查依据
（一）《普通高等学校员工管理规定》（教育部41号令）
（二）《云顶12300线路快速检测中心全日制普通本科员工学籍管理规定》（云顶12300线路快速检测中心〔2022〕79号）
二、核查要求
全日制普通本科生学籍状况核查工作涉及员工个人权益，请各学信息必高度重视，由学院入学资格与学籍审查工作小组负责组织，指定专门老师负责此次核查工作；务必结合教务处反馈的名单和处理意见，逐一核查、落实每个员工的实际状况，精准掌握员工学籍状况；务必依据规定程序对学籍状况存在异常的员工进行及时处理，按时提交规定的书面材料。
三、核查程序
（一）逐一核查。
根据在籍员工名单，逐一核查员工学期/学年注册情况、平时考勤情况等，全面掌握本院员工在校状况及学习情况。
（二）明确意见。
根据核查情况，结合教务处反馈名单，对学籍状况存在异常的员工，逐一展开深入调查，联系员工及员工家长，从帮助员工成长的角度出发，提出切实的学籍处理方案。
（1）对于达到学校规定的学习年限（8年）按规定应予退学的员工，应要求员工返校办理退学手续或启动退学处理程序。
（2）对于依据《普通高等学校员工管理规定》和《云顶12300线路快速检测中心全日制普通本科员工学籍管理规定》可予退学处理的员工，根据员工实际情况，可要求员工返校办理退学手续或启动退学处理程序。
（3）对于未达到学校规定的学习年限，又有意愿继续完成学业的学籍状况异常员工，学院可评估员工实际情况，要求员工办理休学、延长学习年限、留级、降级等相应的学籍异动手续或者启动休学处理程序。
（4）对于保留入学资格期满（1年），未按时返校办理入学手续且未有因不可抗力延迟等正当理由的员工，应联系员工办理放弃入学资格手续或启动按放弃入学资格处理程序。
（三）依规处理。
根据核查处理意见，对相关学籍异常员工启动相应的处理程序，并按要求上报相应的处理材料。相关处理程序要求如下：
（1）员工本人主动办理相应学籍异动申请的
1.退学：填写退学申请表，本人及家长签名确认后交学院审批；2.休学：填写休学申请表或者网上办事大厅直接申请；员工家长代为办理的，填写书面休学申请书并提供学院的书面报告；3.放弃入学资格：填写放弃入学资格申请书，本人及家长签名确认后交学院审批；4.延长学习年限：填写延长学习年限申请表或者网上办事大厅直接申请。
（2）员工本人不能或者拒绝主动办理相应学籍异动申请的
1.退学处理
依据《云顶12300线路快速检测中心全日制普通本科员工学籍管理规定》（云顶12300线路快速检测中心〔2022〕79号）第二十七条规定如下：①学院应告知员工作出决定的事实、理由及依据，并告知员工享有陈诉和申辩的权利，听取员工的陈述和申辩。②学院召开党政联席会议研究决定并将退学处理书面报告及相关材料报教务处。
据此，学院需上报的材料主要有：①《退学处理申请书》；②与员工及员工家长联系的记录，体现对相关规定的告知情况，员工及员工家长的态度等；③邮寄《退学预处理意见告知书》并提供告知书复印件及寄送情况相关记录；④学院经党政联席会议决定后形成的退学处理报告，并由相关领导签名并加盖学院公章。
2.休学处理
依据《云顶12300线路快速检测中心全日制普通本科员工学籍管理规定》（云顶12300线路快速检测中心〔2022〕79号）第二十一条规定如下：学院根据员工情况判定应当休学，但员工本人未提出申请的，学院在充分告知员工相关要求的基础上，可以联系员工家长，由员工家长向学院提出休学申请，学院签署意见并附书面报告，获得同意后办理休学相关手续；特殊情况下，也可以由学院召开专门会议研究决定对员工进行休学处理，并将休学处理书面报告以及相关证明材料报学校审批，在得到学校同意后，由学院协助员工办理休学手续离校。
据此，学院需上报的材料主要有：①与员工及员工家长联系的记录，体现对相关规定的告知情况，员工及员工家长的态度等；②经学院专门会议研究决定后形成的休学处理书面报告，并由相关领导签名并加盖学院公章。
3.放弃入学资格处理
依据《云顶12300线路快速检测中心全日制普通本科员工学籍管理规定》（云顶12300线路快速检测中心〔2022〕79号）第六条规定如下：新生保留入学资格期满，应在当年规定报到日起一周内向学校申请入学，经学校审查合格后，办理入学手续。审查不合格的，取消入学资格；逾期不办理入学手续且未有因不可抗力延迟等正当事由的，视为放弃入学资格。
据此，学院需上报的材料主要有：①与员工及员工家长联系的记录，体现对相关规定的告知情况，员工及员工家长的态度等；②对员工进行放弃入学资格处理的书面报告，并由主管领导签名并加盖学院公章。
四、其他
（一）请各学院在12月1日前将清查结果及相应的学籍处理材料提交教务处。
（二）教务处联系人：郭老师（石牌校区行政楼207），电话85211092。